Preisforderungen von Lieferanten gehören für viele Einkaufsabteilungen längst zum Alltag. Steigende Rohstoffpreise, höhere Energiekosten, gestiegene Transportkosten oder veränderte Lohnkosten werden häufig als Begründung für Preisanpassungen genannt.
Für den Einkauf entsteht dadurch eine zentrale Frage:
Ist die Preisforderung nachvollziehbar – oder liegt sie über der tatsächlichen Marktentwicklung?
Genau diese Bewertung ist oft schwierig. Denn interne Einkaufspreise zeigen zwar, wie sich die eigenen Kosten entwickelt haben. Sie beantworten aber nicht automatisch, ob eine Preiserhöhung marktgerecht ist. Dafür braucht der Einkauf eine belastbare Datengrundlage, externe Vergleichswerte und transparente Kostenstrukturen.
Warum Preisforderungen nicht nur verhandelt, sondern bewertet werden müssen
Wenn ein Lieferant eine Preiserhöhung ankündigt, steht der Einkauf schnell unter Druck. Die Versorgung muss gesichert bleiben, gleichzeitig sollen Kostensteigerungen kritisch geprüft und unnötige Mehrkosten vermieden werden.
Eine rein subjektive Bewertung reicht dabei nicht aus. Aussagen wie „Die Erhöhung erscheint zu hoch“ oder „Der Markt ist allgemein teurer geworden“ helfen in Verhandlungen nur begrenzt weiter.
Ein einfaches Beispiel:
Ein Lieferant fordert für eine bestimmte Materialgruppe eine Preiserhöhung von 4 % und begründet diese mit gestiegenen Energie- und Transportkosten. Für den Einkauf stellt sich nun die Frage, ob diese Forderung tatsächlich nachvollziehbar ist. Sind die relevanten Kostenbestandteile im gleichen Zeitraum ebenfalls gestiegen? Passt die Forderung zur Entwicklung vergleichbarer Markt- und Preisindizes? Oder liegt die geforderte Erhöhung über dem, was durch externe Daten plausibel erklärbar wäre?
Stattdessen sollte der Einkauf prüfen:
Welche Kostenbestandteile treiben die Preisforderung?
Haben sich Rohstoff-, Energie-, Transport- oder Lohnkosten tatsächlich entsprechend entwickelt?
Passt die geforderte Erhöhung zur Entwicklung relevanter Markt- und Preisindizes?
Gibt es Unterschiede zwischen einzelnen Lieferanten, Materialien oder Warengruppen?
Wo besteht konkreter Verhandlungsbedarf?
Erst wenn diese Fragen datenbasiert beantwortet werden können, entsteht eine belastbare Grundlage für Preisgespräche.
Schritt 1: Preisforderung strukturiert erfassen
Am Anfang steht eine saubere Erfassung der Preisforderung. Wichtig ist nicht nur die Höhe der geforderten Preiserhöhung, sondern auch die Begründung des Lieferanten.
Der Einkauf sollte dokumentieren:
- betroffene Materialien oder Warengruppen
- bisheriger Preis und neuer geforderter Preis
- prozentuale Preisveränderung
- Zeitpunkt der geplanten Anpassung
- Begründung des Lieferanten
- relevante Kostenbestandteile
- bisherige Preisentwicklung des Lieferanten
Diese strukturierte Erfassung verhindert, dass Preisforderungen isoliert betrachtet werden. Stattdessen entsteht eine Grundlage, um verschiedene Forderungen miteinander zu vergleichen und Auffälligkeiten schneller zu erkennen.
Schritt 2: Interne Preisentwicklung analysieren
Im nächsten Schritt sollte der Einkauf prüfen, wie sich die eigenen Einkaufspreise historisch entwickelt haben. Dabei reicht es nicht aus, nur den letzten Preis mit dem neuen Preis zu vergleichen.
Wichtiger ist der Blick auf längere Zeiträume:
Wie haben sich Preise über die letzten Monate oder Jahre entwickelt? Gab es bereits frühere Anpassungen? Wurden Staffelpreise, Rahmenverträge oder verhandelte Konditionen tatsächlich eingehalten?
Auch Mengenentwicklungen spielen eine Rolle. Preisveränderungen können teilweise durch veränderte Abnahmemengen, Losgrößen oder Bestellverhalten beeinflusst werden. Deshalb sollte der Einkauf immer prüfen, ob eine Preisentwicklung tatsächlich durch den Markt getrieben ist – oder ob interne Faktoren eine Rolle spielen.
Schritt 3: Externe Markt- und Preisindizes einbeziehen
Die wichtigste Frage lautet: Wie hat sich der Markt im gleichen Zeitraum entwickelt?
Dafür benötigt der Einkauf externe Referenzwerte. Markt- und Preisindizes können helfen, Preisforderungen objektiver einzuordnen. Je nach Material oder Warengruppe können beispielsweise Rohstoffindizes, Energieindizes, Transportindizes, Lohnkostenentwicklungen oder produktbezogene Preisindizes relevant sein.
Wenn ein Lieferant beispielsweise eine Preiserhöhung von acht Prozent fordert, relevante Marktindizes aber nur eine Entwicklung von drei Prozent zeigen, entsteht ein konkreter Prüf- und Verhandlungsansatz.
Umgekehrt kann eine Preisforderung auch nachvollziehbar sein, wenn sich relevante Kostenbestandteile tatsächlich stark verändert haben. Entscheidend ist, dass der Einkauf die Forderung nicht nur akzeptiert oder ablehnt, sondern sachlich bewerten kann.
Schritt 4: Kostenbestandteile transparent machen
Viele Preisforderungen bestehen nicht aus einem einzigen Kostentreiber. Häufig spielen mehrere Faktoren zusammen: Materialkosten, Energie, Transport, Personal, Verpackung oder Wechselkurse.
Deshalb ist es hilfreich, Preisforderungen nach Kostenbestandteilen aufzuschlüsseln. So lässt sich besser erkennen, welche Faktoren den Preis tatsächlich beeinflussen und welche Argumente des Lieferanten belastbar sind. Eine transparente Kostenstrukturanalyse unterstützt den Einkauf dabei, gezielter zu verhandeln. Statt pauschal über eine Gesamterhöhung zu sprechen, kann der Einkauf einzelne Bestandteile prüfen und hinterfragen.
Beispiel:
Wenn der Lieferant steigende Energiekosten als Hauptgrund nennt, sollte geprüft werden, wie stark der Energieanteil am Produktpreis tatsächlich ist und wie sich passende Energieindizes entwickelt haben. Nur so lässt sich bewerten, ob die geforderte Preiserhöhung in der Höhe plausibel ist.
Schritt 5: Auffälligkeiten und Verhandlungspotenziale erkennen
Durch den Vergleich von internen Einkaufspreisen, externen Indizes und Kostenbestandteilen werden Abweichungen sichtbar.
Der Einkauf erkennt zum Beispiel:
- Lieferanten mit überdurchschnittlichen Preissteigerungen
- Materialien, deren Preisentwicklung deutlich über dem Markt liegt
- Warengruppen mit hohem Kostenrisiko
- Preisforderungen ohne ausreichende Begründung
- Potenziale für Nachverhandlungen
- Bereiche, in denen alternative Lieferanten geprüft werden sollten
Damit wird aus einer einzelnen Preisforderung ein strukturierter Analyseprozess. Der Einkauf kann besser priorisieren, welche Forderungen kritisch sind und wo eine vertiefte Prüfung notwendig ist.
Wie WebCIS AI bei der Bewertung von Preisforderungen unterstützt
WebCIS AI hilft Einkaufsabteilungen dabei, interne Einkaufsdaten mit externen Markt- und Preisinformationen zu verbinden. Dadurch können Preisentwicklungen nicht nur intern betrachtet, sondern mit passenden Referenzwerten verglichen werden.
Die Plattform unterstützt dabei, Materialien, Lieferanten und Warengruppen strukturiert einzuordnen und Preisentwicklungen transparent auszuwerten. Durch die Verknüpfung mit Markt- und Preisindizes wird sichtbar, ob Preisforderungen nachvollziehbar sind oder ob sie von der Marktentwicklung abweichen.
KI-gestützte Analysen können zusätzlich dabei helfen, Auffälligkeiten schneller zu erkennen, Zuordnungen zu unterstützen und relevante Vergleichswerte nutzbar zu machen. Der Einkauf erhält dadurch eine fundiertere Grundlage für Preisverhandlungen und strategische Entscheidungen.
Fazit: Preisforderungen datenbasiert bewerten statt nur reagieren
Preisforderungen von Lieferanten lassen sich nicht immer vermeiden. Entscheidend ist jedoch, wie der Einkauf damit umgeht.
Wer Preisforderungen nur auf Basis von Erfahrung oder Bauchgefühl bewertet, hat in Verhandlungen oft eine schwächere Position. Wer dagegen interne Einkaufsdaten mit externen Marktinformationen verbindet, kann deutlich besser beurteilen, ob eine Forderung plausibel, marktgerecht und verhandelbar ist. Gerade in volatilen Märkten wird datenbasiertes Preisbenchmarking damit zu einem wichtigen Bestandteil des strategischen Einkaufscontrollings. WebCIS AI unterstützt Einkaufsabteilungen dabei, genau diese Transparenz herzustellen: für fundiertere Preisbewertungen, bessere Verhandlungen und mehr Handlungssicherheit im Einkauf.
