Der Einkauf hat in vielen Unternehmen einen direkten Einfluss auf die Gewinn- und Verlustrechnung. Verhandelte Preise, realisierte Einsparungen, Lieferantenentscheidungen, Zahlungsbedingungen und Maßnahmen zur Kostenreduzierung wirken sich unmittelbar auf Kostenstruktur, Marge und Unternehmensergebnis aus.

Trotzdem bleibt dieser Beitrag häufig weniger sichtbar, als er eigentlich sein sollte. Nicht weil der Einkauf keinen Wert schafft, sondern weil dieser Wert oft nicht systematisch gemessen, dokumentiert und kommuniziert wird.

Genau hier setzt strategisches Einkaufscontrolling an. Es hilft dabei, den Ergebnisbeitrag des Einkaufs transparent zu machen, Kennzahlen nachvollziehbar aufzubereiten und Maßnahmen gezielt zu verfolgen. So wird sichtbar, welchen Einfluss der Einkauf auf die GuV hat und welchen Beitrag er zur wirtschaftlichen Entwicklung des Unternehmens leistet.

Warum der Einkauf direkten Einfluss auf die GuV hat

In vielen Unternehmen macht das Einkaufsvolumen einen erheblichen Anteil der Gesamtkosten aus. Entsprechend groß ist die Wirkung, wenn Preise, Konditionen oder Beschaffungsstrategien verbessert werden.

Bereits kleine prozentuale Einsparungen können einen deutlichen Ergebnisbeitrag leisten.

Bei einem Einkaufsvolumen von 50 Millionen Euro entspricht eine realisierte Einsparung von zwei Prozent bereits einer Million Euro. Bei drei Prozent sind es 1,5 Millionen Euro.

Diese Wirkung zeigt: Der Einkauf ist nicht nur für die Beschaffung von Materialien, Dienstleistungen oder Investitionsgütern verantwortlich. Er beeinflusst direkt die Kostenbasis des Unternehmens und damit auch das operative Ergebnis.

Neben klassischen Preisverhandlungen wirken sich auch weitere Einkaufsentscheidungen auf die GuV aus. Dazu gehören unter anderem:

  • Lieferantenkonditionen
  • Zahlungsbedingungen
  • Rahmenverträge
  • Bündelung von Einkaufsvolumen
  • Lieferantenwechsel
  • Reduzierung von Maverick Buying
  • Optimierung von Warengruppenstrategien
  • Maßnahmen zur Vermeidung von Preissteigerungen

Damit der Einkauf diesen Beitrag intern überzeugend darstellen kann, braucht er jedoch belastbare Daten und klare Kennzahlen.

Warum der Wertbeitrag oft nicht sichtbar genug ist

In der Praxis verfügen viele Einkaufsabteilungen über große Mengen an Daten. Diese liegen jedoch häufig verteilt in ERP-Systemen, Excel-Dateien, einzelnen Reports oder verschiedenen Fachabteilungen. Dadurch entsteht zwar eine Datenbasis, aber nicht automatisch Transparenz.

Hinzu kommt: Viele Einkaufsleistungen sind erklärungsbedürftig. Eine erfolgreiche Preisverhandlung ist nur dann sichtbar, wenn der Ausgangspreis, der verhandelte Preis, das Einkaufsvolumen und die tatsächliche Umsetzung nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine vermiedene Preissteigerung ist nur dann belastbar, wenn die zugrunde liegenden Marktpreise, Lieferantenforderungen und Verhandlungsergebnisse sauber belegt sind.

Ohne systematische Erfassung bleiben viele Beiträge des Einkaufs im Tagesgeschäft verborgen. Savings werden unterschiedlich berechnet, Maßnahmen nicht konsequent nachverfolgt und Kennzahlen nicht einheitlich ausgewertet. Für Geschäftsleitung und Controlling wird es dadurch schwer, den tatsächlichen Effekt auf die GuV zu bewerten.

Welche Kennzahlen den Ergebnisbeitrag messbar machen

Um die Wirkung des Einkaufs auf die GuV besser darzustellen, braucht es Kennzahlen, die nicht nur operative Aktivitäten zeigen, sondern den wirtschaftlichen Beitrag messbar machen.

Besonders relevant sind zum Beispiel:

Einkaufsvolumen
Es zeigt, welche Kostenbasis der Einkauf aktiv beeinflusst und welche Warengruppen, Lieferanten oder Standorte besonders relevant sind.

Realisierte Savings
Sie machen sichtbar, welche Einsparungen tatsächlich umgesetzt wurden und welchen Beitrag diese zum Ergebnis leisten.

Cost Avoidance
Nicht jede Einkaufsleistung zeigt sich als direkte Einsparung. Auch vermiedene Preissteigerungen können einen wichtigen Beitrag leisten, wenn sie nachvollziehbar belegt werden.

Preisentwicklungen
Die Analyse von Preisveränderungen hilft dabei, Kostensteigerungen frühzeitig zu erkennen und Auswirkungen auf Budget und Kalkulation zu bewerten.

Warengruppenentwicklung
Sie zeigt, in welchen Bereichen Kosten steigen, Potenziale entstehen oder strategische Maßnahmen erforderlich sind.

Lieferantenperformance
Lieferanten beeinflussen nicht nur Preise, sondern auch Qualität, Verfügbarkeit, Liefertreue und Risiko. Auch diese Faktoren können sich indirekt auf Kosten und Ergebnis auswirken.

Maverick Buying
Unkontrollierte Beschaffung außerhalb definierter Prozesse kann Konditionen verschlechtern, Transparenz reduzieren und Einsparpotenziale verhindern.

Maßnahmenstatus und Umsetzungserfolg
Geplante Maßnahmen sollten nicht nur erfasst, sondern auch hinsichtlich ihrer Wirkung bewertet werden. Entscheidend ist, ob erwartete Effekte später tatsächlich eintreten.

Diese Kennzahlen helfen dem Einkauf, seinen Beitrag nicht nur zu beschreiben, sondern anhand belastbarer Daten darzustellen.

Wie Einkaufscontrolling die Kommunikation mit Management und Controlling verbessert

Geschäftsleitung und Controlling benötigen belastbare Entscheidungsgrundlagen. Der Einkauf wiederum braucht eine Möglichkeit, seinen Beitrag verständlich, nachvollziehbar und datenbasiert darzustellen.

Strategisches Einkaufscontrolling schafft dafür die Grundlage. Durch eine zentrale Datenbasis, einheitliche Kennzahlen und strukturierte Auswertungen werden Einkaufsleistungen transparenter. Der Einkauf kann zeigen, wie sich Preise entwickeln, welche Potenziale realisiert wurden, welche Risiken bestehen und welche Maßnahmen auf das Ergebnis einzahlen.

Dadurch verändert sich auch die Rolle des Einkaufs im Unternehmen. Er wird nicht nur als operative Beschaffungsfunktion wahrgenommen, sondern als strategischer Partner, der aktiv zur Ergebnisentwicklung beiträgt.

Vom Reporting zur aktiven Steuerung

Das bedeutet: Entwicklungen werden frühzeitig erkannt, Maßnahmen gezielt abgeleitet und Auswirkungen auf die GuV bewertet. Der Einkauf kann dadurch schneller reagieren, Prioritäten besser setzen und seine Aktivitäten stärker an den wirtschaftlichen Zielen des Unternehmens ausrichten.

Beispiele dafür sind:

  • Welche Warengruppen haben den größten Einfluss auf die Kostenentwicklung?
  • Welche Lieferanten verursachen auffällige Preissteigerungen?
  • Welche Maßnahmen liefern den höchsten Ergebnisbeitrag?
  • Wo entstehen Risiken durch Preisentwicklungen oder Abhängigkeiten?
  • Welche Savings wurden geplant, realisiert und nachhaltig gesichert?

Fazit: Der Einkauf braucht Sichtbarkeit für seinen Ergebnisbeitrag

Der Einkauf beeinflusst die GuV in vielen Bereichen: über Preise, Konditionen, Lieferantenentscheidungen, Einsparungen, Kostenvermeidung und strategische Maßnahmen. Damit dieser Beitrag intern wahrgenommen wird, muss er messbar und nachvollziehbar sein.