Einkaufsabteilungen stehen heute stärker unter Druck als je zuvor. Steigende Kosten, Lieferkettenrisiken, komplexe Lieferantenstrukturen und hohe Anforderungen aus dem Management machen den Einkauf zu einem zentralen Erfolgsfaktor im Unternehmen.

Gleichzeitig verfügen viele Unternehmen über große Mengen an Einkaufsdaten. Diese liegen jedoch häufig verteilt in ERP-Systemen, Excel-Tabellen, einzelnen Reports oder unterschiedlichen Fachabteilungen. Dadurch fehlt oft die zentrale Sicht auf Warengruppen, Lieferanten, Preisentwicklungen, Savings und relevante Einkaufskennzahlen.

Was ist Einkaufscontrolling?

Einkaufscontrolling bezeichnet die systematische Planung, Analyse, Steuerung und Kontrolle aller relevanten Einkaufsprozesse und Einkaufskennzahlen. Ziel ist es, den Einkauf nicht nur operativ abzuwickeln, sondern ihn auf Basis belastbarer Daten strategisch zu steuern.

Dabei umfasst Einkaufscontrolling deutlich mehr als einfache Reports oder regelmäßige Excel-Auswertungen. Es verbindet Einkaufsdaten, Lieferanteninformationen, Warengruppen, Preisentwicklungen, Einsparpotenziale und relevante Kennzahlen zu einer einheitlichen Entscheidungsgrundlage. Dadurch wird sichtbar, wo Kosten entstehen, welche Lieferanten besonders relevant sind, welche Warengruppen kritisch werden und wo der Einkauf aktiv eingreifen kann.

Ein professionelles Einkaufscontrolling beantwortet unter anderem folgende Fragen:

  • Wie hoch ist unser Einkaufsvolumen?
  • Welche Warengruppen verursachen die höchsten Kosten?
  • Welche Lieferanten sind strategisch besonders relevant?
  • Wo entstehen Preissteigerungen?
  • Welche Einsparpotenziale sind realistisch?
  • Kaufen wir wirklich marktgerecht ein?
  • Welche Kennzahlen benötigt das Management für belastbare Entscheidungen?

Damit wird Einkaufscontrolling zu einer wichtigen Grundlage für den strategischen Einkauf.

Warum ist Einkaufscontrolling wichtig?

In vielen Unternehmen ist der Einkauf für einen erheblichen Teil der Gesamtkosten verantwortlich. Schon kleine Preisveränderungen können große Auswirkungen auf Marge, Produktkalkulation und Wettbewerbsfähigkeit haben. Gleichzeitig werden Märkte unberechenbarer. Rohstoffpreise schwanken, Lieferketten bleiben anfällig und Lieferanten begründen Preiserhöhungen zunehmend mit externen Kostenentwicklungen.

Ohne ein professionelles Einkaufscontrolling wird es für Einkaufsabteilungen schwierig, solche Entwicklungen fundiert zu bewerten. Wenn Daten verteilt liegen oder nur manuell ausgewertet werden, entstehen schnell Informationslücken. Preissteigerungen werden zu spät erkannt, Einsparungen lassen sich schwer nachvollziehen und Lieferantenbewertungen basieren häufig auf Einzelinformationen statt auf einer belastbaren Gesamtsicht.

Das Risiko dabei ist groß: Entscheidungen werden auf Basis unvollständiger, veralteter oder uneinheitlicher Daten getroffen. Der Einkauf verliert Zeit mit manuellen Auswertungen, statt aktiv zu steuern.

Einkaufscontrolling schafft hier Transparenz. Es macht Entwicklungen sichtbar, standardisiert Kennzahlen und zeigt, wo Handlungsbedarf besteht. Dadurch kann der Einkauf schneller reagieren, fundierter verhandeln und seine Rolle als strategischer Partner im Unternehmen stärken.

1. Eine saubere Datenbasis schaffen

Die Grundlage jedes erfolgreichen Einkaufscontrollings ist eine verlässliche Datenbasis. Denn jede Analyse ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie basiert. In der Praxis wird dieser Schritt jedoch häufig unterschätzt.

Viele Unternehmen starten direkt mit Auswertungen, obwohl Lieferantenstammdaten, Warengruppen, Artikelinformationen oder Rechnungsdaten nicht sauber strukturiert sind. Unterschiedliche Schreibweisen bei Lieferantennamen, uneinheitliche Warengruppen-Zuordnungen, doppelte Datensätze oder fehlende Informationen führen dazu, dass Analysen ungenau werden.

Eine saubere Datenbasis bedeutet, dass relevante Einkaufsdaten vollständig, aktuell und einheitlich vorliegen. Dazu gehören unter anderem Bestellungen, Rechnungen, Lieferanteninformationen, Warengruppen, Artikelstammdaten, Preise und Vertragsinformationen.

2. Relevante KPIs definieren

Kennzahlen sind ein zentraler Bestandteil des Einkaufscontrollings. Sie helfen dabei, Entwicklungen messbar zu machen und den Einkauf gezielt zu steuern. Allerdings ist nicht jede Kennzahl automatisch relevant.

Viele Unternehmen messen vor allem das, was leicht verfügbar ist. Dazu gehören zum Beispiel Bestellvolumen, Anzahl der Bestellungen oder Anzahl der Lieferanten. Diese Informationen können hilfreich sein, zeigen aber noch nicht automatisch, ob der Einkauf erfolgreich arbeitet oder ob Potenziale genutzt werden.

Wichtiger sind Kennzahlen, die echte Steuerungsinformationen liefern. Dazu gehören beispielsweise:
Savings, Preisentwicklungen, Lieferantenperformance, Warengruppenentwicklung, Maverick Buying, Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung oder der Anteil strategisch gesteuerter Einkaufsvolumina.

3. Preisentwicklungen und Benchmarks nutzen

Ein besonders wichtiges Thema im Einkaufscontrolling ist die Bewertung von Preisentwicklungen. Viele Einkaufsabteilungen stehen regelmäßig vor der Frage, ob Preisforderungen von Lieferanten gerechtfertigt sind. Lieferanten verweisen auf steigende Rohstoffpreise, Energiepreise, Transportkosten oder Lohnkosten. Für den Einkauf reicht diese Begründung allein jedoch nicht aus.

Interne Einkaufspreise zeigen zwar, wie sich die eigenen Kosten entwickelt haben. Sie beantworten aber nicht automatisch die Frage, ob diese Entwicklung marktgerecht ist. Genau deshalb gewinnt Preisbenchmarking im Einkauf zunehmend an Bedeutung.

Beim Preisbenchmarking werden interne Preisentwicklungen mit externen Markt- und Preisindizes verglichen. Dadurch kann der Einkauf besser einschätzen, ob eine Preissteigerung nachvollziehbar ist oder ob sie über der tatsächlichen Marktentwicklung liegt. Besonders bei komplexen Lieferantenstrukturen und wiederkehrenden Preisforderungen entsteht dadurch eine deutlich bessere Verhandlungsgrundlage.

Preisbenchmarking zeigt auch, welche Warengruppen besonders stark von Preissteigerungen betroffen sind, wo Risiken entstehen und welche Preisentwicklungen genauer analysiert werden sollten.

4. Dashboards statt manueller Reports nutzen

Viele Einkaufsabteilungen arbeiten noch immer stark mit Excel. Für einzelne Auswertungen kann Excel hilfreich sein, aber bei komplexen Einkaufsstrukturen stößt dieser Ansatz schnell an Grenzen. Manuelle Reports sind zeitaufwendig, fehleranfällig und oft nicht aktuell genug.

Ein modernes Einkaufscontrolling benötigt deshalb zentrale Dashboards, die relevante Einkaufsdaten übersichtlich darstellen. Ein gutes Einkaufs-Dashboard zeigt nicht nur Zahlen, sondern macht Entwicklungen, Auffälligkeiten und Handlungsfelder sichtbar.

Der Vorteil liegt darin, dass alle relevanten Informationen in einem System zusammengeführt werden. Einkaufsleiter, strategische Einkäufer und Controlling-Verantwortliche können auf dieselbe Datenbasis zugreifen und ihre Auswertungen direkt aus dem System ziehen. Dadurch bleibt weniger auf der Strecke, die Datenqualität steigt und Entscheidungen werden nachvollziehbarer.

Wenn zusätzlich Ad-hoc-Analysen möglich sind, entsteht ein besonders großer Mehrwert. Der Einkauf kann kurzfristig eigene Fragestellungen analysieren, ohne jedes Mal neue Excel-Dateien erstellen zu müssen. So lassen sich beispielsweise Preissteigerungen, Lieferantenentwicklungen, Warengruppen oder Einsparpotenziale direkt untersuchen.

Einkaufscontrolling mit WebCIS

Mit WebCIS unterstützt SoftconCIS Einkaufsabteilungen dabei, ERP- und Einkaufsdaten zentral nutzbar zu machen. Relevante Daten werden innerhalb kurzer Zeit in ein sicheres, webbasiertes und ISO-zertifiziertes System überführt. Von dort aus lassen sich Einkaufs-KPIs, Lieferanten- und Warengruppenanalysen, Preisentwicklungen, Preisbenchmarks, Savings-Potenziale und KI-gestützte Auswertungen zentral analysieren und steuern.

WebCIS wurde von Einkäufern für Einkäufer entwickelt und ist darauf ausgelegt, die tatsächlichen Anforderungen strategischer Einkaufsabteilungen abzubilden. Die Lösung hilft Unternehmen dabei, Daten nicht nur sichtbar zu machen, sondern in steuerbare Informationen zu übersetzen. Der Mehrwert liegt vor allem darin, dass der Einkauf eine zentrale, aktuelle und belastbare Datenbasis erhält. Dadurch lassen sich Preisentwicklungen besser einordnen, Einsparpotenziale schneller erkennen, Lieferanten transparenter bewerten und Entscheidungen fundierter treffen.